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Administración del tiempo Coach Raysa López

Como administrar y gestionar nuestro tiempo

Life Coach Raysa López

www.ReikiZenLife.com

En nuestro mundo actual, el saber aprovechar cada minuto es verdaderamente oro. Así decimos todos, verdad?

No cabe duda de que una de las claves del éxito personal y profesional tiene que ver con la capacidad de organizar o gestionar nuestro propio tiempo. Y aunque parece una tarea sencilla no lo es tanto.

La realidad es que aprender a gestionar correctamente nuestro tiempo nos evitará problemas laborales y personales. También nos permitirá exprimir al máximo nuestro día a día.

Quién no ha sentido alguna vez que no es dueño de su tiempo?, que éste se le escapa de las manos o que su tiempo pertenece a otros?

Y muchas veces decimos: “Es que no tengo tiempo para nada!” Pero no es verdad, sí hay tiempo para todo. Lo que sucede es que debemos aprender administrarlo.

Es importante que si has experimentado estas sensaciones alguna vez empieces a cambiar desde ahora la percepción que tienes del control de tu propio tiempo, métete una cosa en la cabeza: el tiempo es tuyo.

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, entonces se derrocha algo, que es muy pero muy valioso. …

Es indispensable que tengas conocimiento de tus objetivos y metas. Saber qué es lo que hoy te propones lograr? Luego eso te ayudará a priorizar las actividades de tu día. También te ayudará a estar más motivado, evitando distracciones, debido a que sabes qué es lo que vas a lograr? Y por tanto actúas en consecuencia.

Organización y planificación del tiempo.

Hoy en día todo está disponible en internet. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo es portable, a través de tu iPad, smartphone,  o en CDs y DVDs en Youtuve es decir no hay excusa para perder el tiempo.

Por ejemplo, mientras estás en el aeropuerto, si estás atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión, aprovecha tu tiempo.

Organizar mejor tu tiempo es la clave del éxito para poder cumplir con todo sin terminar en el caos.

Cuando se tiene la sensación de que por más actividades que se realicen no se está cumpliendo con los objetivos planteados, significa que algo no se hace del todo bien y la mala organización de tu tiempo te está llevando a retrasarte o incluso a padecer del tan temido estrés.

Claves para gestionar bien el tiempo-

Antes de plantearse gestionar de forma más efectiva nuestro tiempo, lo primero que se debe tener en cuenta es qué se entiende por una gestión eficaz del tiempo.

En este sentido, gestionar eficazmente tu tiempo supone adquirir las capacidades y habilidades necesarias para planificar adecuadamente el tiempo, con el fin de mejorar la eficiencia personal en diferentes ámbitos de nuestra vida (laboral, familiar, social, personal, etcétera).

Para ello, es necesario que la persona consiga diferentes submetas que le conducirán a dicho objetivo final, como son:

•          Incrementar el rendimiento a través de un análisis personal sobre el uso que hace en la actualidad de su tiempo.

•          Gestionar la planificación del conjunto de actividades profesionales.

•          Establecer mecanismos de gestión de las posibles perturbaciones en el tiempo favoreciendo el óptimo desempeño de sus actividades.

•          Desarrollar estrategias para el control del estrés, ya que quien sabe gestionar su tiempo también se estresa en más de una ocasión.

La mejor manera de organizar tu tiempo es hacerte consciente de las actividades con las que debes de cumplir, así no las perderás de vista y podrás realizar todas en tiempo y forma. Además de que sentirás satisfacción, bienestar y menos ansiedad.

7 Hábitos para Organizar mejor tu Tiempo

1. Planifica. Inicia tu día planificando cuáles son las tareas “clave” que necesitas realizar sin falta. Aquellas cosas que debes entregar de acuerdo a tu plan de trabajo o citas que ya tengas concretadas, como ir al doctor, reuniones, entrevistas, tus programas de radio, elaborar la cena, etc.

2. Marca un horario. Esto aplica para las cuestiones laborales y personales, ya que de esa manera tendrás que acoplarte a él y por ende cumplirlo. Decide que de 7 a 8 de la mañana, por ejemplo, debes revisar todos tus mails laborales y por supuesto darle un vistazo a tu agenda.

3. Marca prioridades. Comienza por realizar las tareas más importantes o complicadas, así lo que continúa te resultará más sencillo de ejecutarlo.

4. Utiliza una agenda semanal. Esto te ayudará a tener una idea general de tu tiempo para saber qué tan saturado se encuentra. Si una amiga te pide verte durante la semana, verifica primero si es posible sin complicarte las demás actividades.

5. Agrupa tareas que sean similares; por ejemplo, si necesitas realizar 15 llamadas, o enviar un recordatorio o correo electrónico a grupos. Lo ideal sería que las hicieras todas al mismo tiempo, así terminarás todas juntas.

6. Evita saltar de una tarea a otra, esto sólo te retrasará más porque tendrás varias actividades sin terminar que después te llevarán más tiempo.

7. Prémiate, si, pues así de ésta manera tendrás una motivación para seguir adelante y utilizar tu tiempo de manera efectiva.

Nadie nace sabiendo gestionar su tiempo, sino que es una habilidad que se aprende y se va perfeccionando poco a poco con la práctica.

Quieres mas? Pues aquí les va amigos.

Tips Para Gestionar Mejor Tu Tiempo

1. Examina tus antiguos hábitos y busca maneras de cambiarlos: Cuando comprendes que tus hábitos no te ayudan a gestionar el tiempo correctamente, entonces es hora de que empieces un proceso de reformarlos.

Los malos hábitos, son usualmente difíciles de cambiar, pero cuando lo logras, los resultados son grandiosos. Especialmente si se trata de poder gestionar mejor tu tiempo.

2. Coloca recordatorios: (puede ser en tu celular, en tu oficina, lugar de trabajo o estudio… etc). Cuando persigues metas a largo plazo, progresivamente vas perdiendo el enfoque. Colocar recordatorios por todos lados, te ayudará a mantenerte orientado en todo momento.

Debes dedicar unos minutos de tu principio de semana, para fijar dichos recordatorios, basado en las tareas que realizarás y los objetivos y metas que quieres lograr, ya sea a corto o largo plazo. Con esto estarás más ubicado y por tanto motivado, pues no se te pasará casi nada por alto.

3. Crea una lista de cosas diarias por hacer con sus respectivas prioridades: Contar con una lista de cosas por hacer (TO DO LIST) es una gran manera de empezar a ubicar en el tiempo respectivas actividades. Una lista de tareas permite recordar todas aquellas cosas que al final del día deberás haber finalizado, puedes ir marcando lo que ya hayas terminado y ver lo que te falta.

Sin contar, que además un checklist, te convierte definitivamente en una persona más responsable.

Es mucho más que una manera de recordar lo pendiente, es un factor determinante a la hora de visualizar que tan efectivo eres en general.

4. Concéntrate en una sola cosa a la vez: Muchas personas intentan hacer varias cosas al mismo tiempo. Esto ocurre porque muchos de nosotros tenemos varios compromisos que llevar a cabo, y no tenemos mucho tiempo para ello.

Una correcta gestión del tiempo, predica que para contar con más eficiencia, eficacia y efectividad, es importante enfocarse en una sola tarea en determinado instante.

Estudios demuestran que el cerebro humano es capaz de lidiar con dos cosas (máximo) al tiempo. Aunque muchas personas pueden hace mas. Pero créeme, si te enfocas en solo una, sacarás el máximo provecho de ti mismo porque el tiempo requerido para terminar el trabajo disminuirá significativamente, dejándote más tiempo para lo demás.

5. Disfruta lo que haces: Cuando disfrutas lo que haces, es poco probable que te sientas estresado. Si no estás estresado, puedes cumplir con tus tareas en un periodo de tiempo mucho menor. Consecuentemente, podrás hacer más, en menos tiempo.

6. Continuamente busca maneras de liberar tiempo: Es importante que intentes librarte de la mayor cantidad de tiempo invertido que puedas, para así disminuir en general los retrasos en otras tareas. Recuerda que si ahorras algunos minutos de cada actividad en tu día, al final si lo sumas, te darás cuenta de que tienes una gran cantidad de tiempo libre, que puedes utilizar en otras cosas. Como por ejemplo: descansar.

Cuando una persona no sabe gestionar su tiempo las consecuencias no se hacen esperar. Nuestra salud, el trabajo, las relaciones familiares… pueden verse afectadas por una gestión ineficiente de nuestro tiempo.

La salud

El estrés o la ansiedad que esto nos genera suponen un factor de riesgo para la aparición de algunas enfermedades, como es el caso de los trastornos cardiovasculares (hipertensión) o digestivos (colon irritable).

También nuestra salud mental puede verse afectada. Los trastornos de ansiedad, las adicciones, o la depresión pueden verse precipitados por una mala organización del tiempo.

La ausencia de descansos (que deben estar incluidos en tu plan de organizar tu tiempo) es una de las causas más comunes de la repercusión de la falta de tiempo en tu salud.

El trabajo

La reducción del rendimiento, el estrés laboral, el burnout (estar quemado), la incapacidad para asumir tareas interesantes por no tener tiempo para ello o la pérdida de objetivos son algunas de las secuelas que la falta de organización pueden tener sobre nuestra profesión.

La vida personal

Tu amigos, tu pareja, tus familia… pueden verse relegados por la falta de organización del tiempo. Es frecuente que las personas que no se organizan tengan discusiones de pareja frecuentes o que comiencen a perder amigos a marchas agigantadas, lo que no hará otra cosa que aumentar su malestar emocional. No dejes que esto ocurra, planifícate mejor.

Resumen de los 5 pasos de cómo organizar mi tiempo

1.         Mantenga una mente abierta y piensa sobre las ideas y tareas que tienes para hacer

2.         Anota todos estos pensamientos en un lugar específico (por ejemplo, una aplicación o una libreta o agenda.

3.         Organiza las notas que tienes – agrupa las tareas en los proyectos, haz lista de comprobación, elimina todo lo innecesario.

4.         Planifica cuándo realizarás tus tareas – establece el tiempo, anótalo en un calendario y siempre haz una lista de tus prioridades.

5.         Acciona y pon en práctica el plan que has establecido. Realiza las tareas una después de otra.

Recuerda debemos ser más productivos. Y la productividad no consiste en tratar de hacer más cosas cada día, ni en llenar cada segundo con algo que te haga sentirte ocupado. Puede que estar siempre ocupado te haga parecer un buen trabajador, pero ésa es una falsa productividad.

Se trata de utilizar tu tiempo de la forma más inteligente posible, obteniendo el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo.

El tiempo es un activo demasiado valioso. Una vez que ha pasado, no se puede recuperar, ni renovar. De modo que no sólo es posible, sino que es necesario obtener los mejores resultado haciendo lo menos posible.

Muchas veces el problema de no tener ni un minuto para hacer lo realmente importante es que perdemos el día en tonterías sin darnos cuenta.

Nuestro tiempo es uno de los bienes más valiosos que tenemos. Un bien escaso, imposible de recuperar cuando se pierde y que, sin embargo, con demasiada frecuencia malgastamos.

Entonces saber administrarlo y gestionarlo es fundamental para nuestro Crecimiento y Superación como individuos. 

Yo te valoro muchísimo querido lector, por haberle dedicado tiempo a este articulo que hoy he compartido contigo.

Gracias y Bendiciones!!

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